HOME OFFICE (CORONAVIRUS) – Arquivos de transição

Embora o corona vírus não seja considerado uma crise organizacional específica, ele tem afetado todas as economias e organizações ao redor do mundo. Empresas estão procurando criar comitês e formas de seguir com as suas operações diante da crise estabelecida pelo vírus.

O termo home office tem sido o mais abordado e analisado como solução eficaz para que se mantenham as atividades com os mínimos impactos nos resultados. Ao mesmo tempo que o foco é erradicar o novo vírus rapidamente, sabe-se também que enquanto isso, a população continua necessitando dos mínimos bens necessários para a vida, ou seja, comida, bebida, suprimentos de higiene etc.

Falando especificamente de indústrias produtivas, torna-se difícil imaginar como manter funcionários responsáveis por atribuições operacionais em home office, em contrapartida, colaboradores da área administrativa possuem mais recursos para adaptações de trabalhos em casa.

Em tempos modernos, a redução de documentos impressos tem sido significativa e incentivada por questões sustentáveis, ainda assim, muitos processos exigem documentos oficiais, assinaturas de responsáveis etc. Isto é, o home office por muitos dias, poderá ocasionar atrasos e transtornos para certas operações. Assim, sugere-se um home office intermitente com a criação de um arquivo central de transição.

O home office intermitente permite que o funcionário tenha acessos restritos a empresa, com horários definidos, a fim de não ter contato com outras pessoas e, somente com o intuito de acessar documentos indispensáveis para a continuidade dos negócios, executando ações como: alimentação do arquivo, assinaturas indispensáveis e coleta de documentos para trabalhos em home office. As ferramentas para que essa comunicação possa fluir, estão em nosso dia a dia, e-mails, whatsapp, telefones etc.

O Arquivo de transição deverá reunir as principais áreas da organização através de pastas/gavetas identificadas, deverá ser instalado em uma sala dedicada única e exclusivamente para o acesso rápido de coleta e alimentação dos documentos, além de um sistema para higiene especial. A figura supracitada mostra resumidamente uma alternativa para a criação do arquivo.